KMOTR – Masna Kroměříž a.s., se sídlem Kroměříž, Hulínská 2286/28, PSČ 767 01, IČO 25570765, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném U rejstříkového soudu v Brně, spisová značka: B.3015 (dále jen "KMOTR" nebo "naše společnost"), je správcem Vašich osobních údajů, což znamená, že určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování Vašich osobních údajů a nese za toto zpracování odpovědnost.

V tomto dokumentu naleznete obecné informace o způsobu zpracování osobních údajů naší společností a dále informace o některých nejčastějších druzích zpracování osobních údajů, k němuž dochází při činnosti společnosti KMOTR – Masna Kroměříž a.s. a které společnost zpracovává v souladu s předpisy na ochranu osobních údajů, zejména nařízením EU č. 2016/679 (dále jen „Nařízení“).

Níže naleznete:

• I. OBECNÉ INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTÍ KMOTR
• II. POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO SMLUVNÍ PARTNERY KMOTR
• III. POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO KONTAKTNÍ OSOBY SMLUVNÍCH PARTNERŮ KMOTR
• IV. POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ UCHAZEČŮ O ZAMĚSTNÁNÍ V KMOTR
• V. POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NÁVŠTĚVNÍKŮ WEBOVÝCH STRÁNEK KMOTR
• VI. RIZIKA A DOPORUČENÉ POSTUPY

Naše společnost provádí i další zpracování osobních údajů, ale poučení o takovýchto zpracováních poskytuje již adresně pouze dotčeným osobám.

I. OBECNÉ INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOST KMOTR

Zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování osobních údajů respektujeme všechna práva subjektů údajů, přičemž naše společnost dodržuje zejména následující zásady:

• osobní údaje jsou zpracovávány korektně, zákonným a transparentním způsobem;
• shromažďování osobních údajů je prováděno výhradně pro legitimní účely a zpracování je prováděno způsobem, který je s těmito účely slučitelný;
• při zpracování osobních údajů se omezujeme na nezbytné minimum postačující pro naplnění stanovených účelů;
• k zabezpečení osobních údajů při jejich zpracování přijímáme veškerá rozumná a dostupná opatření;
• zpracováváme pouze přesné a aktualizované osobní údaje, nepřesné nebo nadbytečné údaje opravujeme nebo vymazáváme;
• osobní údaje jsou uchovávány po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou údaje zpracovávány;
• zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technicko-organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním, náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Pro námi stanovené účely zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační a adresní údaje: jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa (bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa), u fyzické osoby podnikatele i obchodní firma či dodatek připojený ke jménu, sídlo podnikání a IČO;
• elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, fax, e-mailová adresa, ID datové schránky;
• jiné elektronické údaje: IP adresa, lokační údaje, údaje předané z internetového prohlížeče zákazníka atd.;
• další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy: číslo bankovního účtu, fakturovaná částka atd.;
• informace o bonitě a důvěryhodnosti: záznamy o plnění platebních povinností včetně informací z veřejných rejstříků.

Jak získáváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje získáváme od Vás, od třetích osob, z veřejně dostupných zdrojů nebo z vlastní činnosti. Pokud osobní údaje získáváme od Vás, vždy Vás informujeme o tom, zda je poskytnutí osobního údaje zákonným nebo smluvním požadavkem a zda máte povinnost osobní údaje poskytnout, a o možných důsledcích neposkytnutí osobních údajů.

- od Vás, zejména:

• na základě Vašich žádostí a v rámci jednání o uzavření smlouvy;
• při telefonické komunikaci;
• při osobní nebo písemné komunikaci s Vámi, včetně komunikace elektronickými prostředky (emailem).

- od třetích osob, zejména:

• od orgánů státní správy či od třetích osob při plnění našich právních povinností nebo na základě zvláštních právních předpisů;
• od spolupracujících třetích osob.

- z veřejně dostupných zdrojů, zejména:

• ze sociálních sítí a internetu, pokud údaje sami zveřejníte;
• z obchodního rejstříku;
• z insolvenčního rejstříku.

- z vlastní činnosti:

• při hodnocení údajů, které nám poskytujete v souvislosti s využíváním našich produktů či služeb.

Pro jaké účely zpracováváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění účelu můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiné účely, než pro které byly shromážděny. Rovněž o těchto jiných účelech Vás vždy informujeme.

Vaše osobní údaje zpracováváme zejména:

1. pro účely uzavření smluv, pro účely plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli a při vyřizování Vašich žádostí,
2. pro účely plnění našich právních povinností,
3. pro účely našich oprávněných zájmů,
4. pro marketingové účely.

Jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje a jak jsou osobní údaje zabezpečeny?

Při zpracování osobních údajů postupuje naše společnost vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly dobře zabezpečeny a nemohly být zneužity. Zpracování Vašich osobních údajů může být jak manuální, tak automatizované. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech KMOTR, popř. v informačních systémech našich zpracovatelů.

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány především příslušnými zaměstnanci KMOTR, kteří k osobním údajům potřebují mít přístup pro plnění svých pracovních povinností a kteří jsou zavázáni k zachovávání mlčenlivosti o veškerých skutečnostech a údajích, o nichž se dozvěděli při výkonu své práce. Kromě toho mají přístup k Vašim osobním údajům také zaměstnanci našich zpracovatelů, a to pouze v rozsahu nezbytném pro výkon jejich činnosti pro naši společnost. Se všemi našimi zpracovateli vždy uzavíráme písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů, která obsahuje záruky pro bezpečnost Vašich osobních údajů.

Jaká jsou Vaše práva?

Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:

• právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které o Vás zpracováváme,
• právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje,
• právo na výmaz Vašich osobních údajů v případě, že jsou naplněny podmínky stanovené právními předpisy,
• právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů, kdy na Vaši žádost můžeme za určitých právními předpisy stanovených podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji,
• právo na přenositelnost Vašich osobních údajů k jinému správci v případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované,
• právo na námitku proti zpracování osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely oprávněných zájmů naší společnosti. V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. V případě zpracování osobních údajů pro nabídku našich produktů a služeb zpracování Vašich osobních údajů z tohoto titulu po vznesení námitky neprodleně ukončíme.

Pokud obdržíme žádost k uplatnění Vašeho shora uvedeného práva, budeme informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Naše společnost není v určitých případech stanovených Nařízením povinna zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti. Informace o tom, že u nás subjekt údajů uplatnil svoje práva a jak jsme jeho žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (obvykle 3-4 let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování našich služeb a ochrany našich práv.

V případě, kdy se subjekt údajů domnívá, že KMOTR zpracovává jeho osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje jeho práva, má právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7) či má právo požádat o soudní ochranu.

Dále bychom Vás chtěli informovat, že neprovádíme žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky.

II. POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO SMLUVNÍ PARTNERY KMOTR

Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany KMOTR, pokud se jedná o osobní údaje skutečných či potenciálních smluvních partnerů – fyzických osob.

Přehled zpracovávaných (typů) údajů a jejich zdroje

Osobní údaje smluvních partnerů - fyzických osob (dále jen „partner“), které bude KMOTR zpracovávat, zahrnují zejména údaje poskytnuté takovými osobami [typicky jméno a příjmení, místo podnikání, IČ, DIČ, číslo účtu, kontaktní údaje (e-mailová adresa a telefonní číslo), datum narození, údaje uvedené ve smlouvě, fakturované a hrazené (dlužné) částky, údaje o probíhajícím plnění a komunikace s partnery (či jejich zaměstnanci)]. V souvislosti s komunikací s partnerem si KMOTR může ukládat také některé technické údaje, tedy čas provedené komunikace s partnerem a IP adresu, z níž bude zaslána. U potenciálních smluvních partnerů – podnikatelů může naše společnost zpracovávat údaje získané z otevřených zdrojů (např. jejich webové stránky či jimi zadaná inzerce), aby je pak mohla kontaktovat telefonicky s nabídkou služeb. Takové základní údaje si může naše společnost uložit do svého CRM systému za účelem dalšího kontaktu.

Účely zpracování

Primárním účelem zpracování osobních údajů smluvního partnera bude uzavření a plnění uzavřené smlouvy. V této souvislosti budou údaje dále používány k evidenci a řádnému plnění smluvních vztahů KMOTR, pro kontrolu činnosti našich zaměstnanců, pro statistické účely, další rozvoj služeb KMOTR, a to buď služby, které se týká uzavřená smlouva, nebo vnitřních administrativních postupů v KMOTR, k vymáhání pohledávek a k ochraně práv KMOTR a třetích osob (např. dalších smluvních partnerů), zejména před protiprávní činností. Údaje (zejména získané z komunikace s partnerem, jako je IP adresa a čas komunikace) budou užívány také za účelem IT bezpečnosti KMOTR. Dále budou osobní údaje partnera užívány KMOTR za účelem plnění jejích právních povinností, zejména podle předpisů upravujících vedení účetnictví a daně, předpisů týkajících se ochrany osobních údajů (a to jak partnera či osob za něj jednajících), předpisů o regulaci reklamy atp. a pro účely přímého marketingu (tedy zejména zasílání nabídek na naše další produkty a služby, tedy kontaktováním emailem či telefonem).

Právní základ zpracování

Právním základem zpracování osobních údajů partnerů je nezbytnost plnění smlouvy (vč. vymáhání vzniklých pohledávek), oprávněné zájmy KMOTR (dané zájmem na evidenci smluvních vztahů a zájmem na ochraně jejich práv proti protiprávní činnosti včetně IT bezpečnosti, a další rozvoj produktů či služeb KMOTR, zpracování pro přímý marketing) a třetích osob (zejména dalších smluvních partnerů podílejících se na plnění, na němž se bude podílet i partner) a plnění zákonných požadavků (zejména předcházení deliktní činnosti, plnění požadavků podle předpisů o ochraně osobních údajů (zejména zákon č. 101/2000 Sb. a Nařízení, vedení účetnictví a plnění povinností podle daňových předpisů).

Právo na námitku

Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů partnera oprávněný zájem KMOTR (jedná se zejména o zpracování údajů pro účely IT bezpečnosti, pro statistické účely a další rozvoj dodavatelsko-odběratelských vztahů KMOTR a ochranu práv KMOTR a třetích osob), má partner z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude KMOTR takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad zájmy partnera nebo jeho právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování může partner vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu osobni.udaje@kmotr.cz. V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by naše společnost neměla údaje zpracovávat.

V případě zpracování údajů pro účely přímého marketingu (zasílání marketingových zpráv), je možné vždy vznést námitku bez dalšího, takže v takovém případě nemusíte uvádět žádné důvody, proč si nepřejete nadále marketingové zprávy zasílat. V těchto případech nejlépe vznesete námitku tak, že odhlásíte další zasílání sdělení na odkaz, který v nich bude obvykle za tímto účelem připojen.

Upozorňuje, že i ve výše uvedených případech však bude někdy probíhat paralelní zpracování osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat to, aby KMOTR takové údaje i nadále zpracovávala.

Doba, po níž budou údaje zpracovávány

Kontaktní údaje partnerů pro účely zasílání obchodních sdělení bude KMOTR zpracovávat po dobu, než partner vyjádří s takovým zasíláním nesouhlas. I pak ale bude KMOTR zpracovávat základní údaje o tom, proč partnerovi obchodní sdělení zasílala, po přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zasílání. Osobní údaje budou zpracovávány po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování (např. smlouvy budou standardně evidovány po dobu 10 let od jejich zániku). Pokud je doba zpracování stanovena právními předpisy, budou osobní údaje zpracovávány po takovou dobu, pokud dále uvedené důvody neodůvodní delší dobu zpracování. Při určení přiměřenosti doby zpracování osobních údajů bude dále vycházeno zejména z těchto hledisek (i) délky promlčecí doby, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků, (iii) obvyklých postupů na trhu, (iv) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik a (v) případných doporučení dozorových orgánů.

III. POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO KONTAKTNÍ OSOBY SMLUVNÍCH PARTNERŮ KMOTR

V rámci zpracování osobních údajů aktuálních či potenciálních smluvních partnerů zpracovává KMOTR také údaje o jejich kontaktních osobách (např. jejich statutárních orgánech či zaměstnancích, kteří s KMOTREM jednají). V rámci těchto údajů jsou obvykle zpracovávány údaje o jménu a příjmení takových osob, jejich e-mailové adrese, pracovní pozici, jejich tel. čísle a případně zápisy ze schůzek s nimi. Tyto údaje jsou zpracovávány pro stejné účely a v obdobném rozsahu a s obdobnou dobou trvání jako údaje smluvních partnerů. Jednotliví zaměstnanci KMOTR si mohou vést svoje vlastní seznamy kontaktních osob, např. v rámci telefonních adresářů či katalogů vizitek. Telefonní čísla, s nimiž probíhala komunikace z firemních zařízení, jsou dále také ukládána po přiměřenou dobu za účelem řádného vyúčtování telekomunikačních služeb, ochrany práv KMOTR a případného rozlišení mezi soukromými a pracovními hovory. Přístup k takovým údajům mají však kromě administrátorů systému pouze zaměstnanci, z jejichž zařízení komunikace probíhala.

IV. POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ UCHAZEČŮ O ZAMĚSTNÁNÍ V KMOTR

Tento dokument shrnuje zásady zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání ve společnosti KMOTR. Společnost KMOTR působí ve vztahu k uchazečům o pozici jako správce.

Jaké údaje o Vás budeme zpracovávat?

Budeme o Vás zpracovávat osobní údaje, které nám předáte či u kterých budete souhlasit s jejich předáním, např. v rámci serverů pro sdílení údajů uchazečů (typicky údaje obsažené ve Vašem životopise, tedy kromě Vašeho jména a příjmení a kontaktních údajů např. údaje o Vaší předchozí pracovní zkušenosti, Vaše jazykové znalosti apod. a dále údaje získané v rámci korespondence s Vámi), či údaje, které získáme při základním prověření Vašich osobních údajů z veřejných zdrojů, např. sítě LinkedIn.

Jak dlouho budeme Vaše údaje zpracovávat?

Zpracování osobních údajů pro základní účel, tedy pro výběr vhodného kandidáta na obsazení pozice v rámci probíhajícího výběrového řízení, bude prováděno do doby, než danou pozici obsadíme a dále po dobu cca 6 měsíců po jejím obsazení. Pokud nám dáte souhlas s použitím Vašich údajů pro nabídky dalších pozic i do budoucna, budeme Vaše údaje zpracovávat pro výše uvedený účel po dobu do odvolání Vašeho souhlasu.

V. POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NÁVŠTĚVNÍKŮ WEBOVÝCH STRÁNEK KMOTR

Pro jaké účely Vaše údaje zpracováváme?

• Měření návštěvnosti našich stránek
• Zlepšování obsahu našich stránek a jejich vývoji
• Zajištění bezpečnosti našich systémů a sítě
• Organizování spotřebitelských soutěží
• Pro účely vedení účetní evidence a plnění dalších zákonných povinností

Cookies

Pro rozlišení jednotlivých počítačů a individuální nastavení některých služeb používáme na našich webových stránkách soubory cookies či jiné obdobné síťové identifikátory. Cookies neslouží k získávání jakýchkoli citlivých osobních údajů. Pokud bude mít Váš prohlížeč použití cookies povoleno, budeme vycházet z toho, že souhlasíte s využíváním standardních cookies ze strany našich serverů.

VI. RIZIKA A DOPORUČENÉ POSTUPY

• Pokud nám poskytujete Vaše údaje, vždy se zamyslete nad tím, zda je nutné dané údaje poskytnout.
• Pokud nám poskytujete osobní údaje třetích osob, zamyslete se nad tím, zda je toto předání nutné.
• Osoby mladší 18 let jsou zvlášť zranitelné.
• Pokud se budete přihlašovat prostřednictvím hesla, použijte vždy unikátní silné heslo.
• Pokud nám posíláte důvěrné údaje, snažte se využít bezpečný způsob komunikace (zaheslování souboru).

JAK NÁS MŮŽETE KONTAKTOVAT?

Pro případné připomínky a dotazy k ochraně osobních údajů a pro kontakt ve věci výkonu Vašich zákonných práv můžete použít následující kontakty:

KMOTR – Masna Kroměříž a.s., Hulínská 2286/28, 767 01 Kroměříž
e-mail: osobni.udaje@kmotr.cz
tel.: 573500611
ID datové schránky: iqwesn2

Tato informace o zpracování osobních údajů je platná a účinná ke dni 25.5.2018. Aktuální znění tohoto dokumentu je uveřejněno na webových stránkách www.kmotr.cz.